Az idő pénz, ahogy a régi mondás tartja, de az idő valójában maga az élet. A vállalkozói lét egyik szépsége, hogy mi döntjük el, pontosan mennyi energiát szentelünk a vállalkozásunk különböző összetevőire. A vállalkozó számára kulcsfontosságú a hatékonyság, mert minden megtakarított órával gazdagabb lesz az élete, akár anyagilag, akár más szempontokból nézve. A hatékonyság, avagy produktivitás növelésére számos konkrét és egyszerű fogás, technika létezik, amelyeket azonban nem tanítanak meg az iskolában vagy felsőoktatásban. Ebben a cikkben átnézzük, mi veszélyezteti a hatékonyságod, és bemutatunk egy bizonyított technikát, amivel öröm dolgozni!
A vállalkozásunk összefonódik életünk egyéb területeivel. Jó esetben a vállalkozásunk olyasvalami, amiért személyesen lelkesedni tudunk, sőt, ez feltétele annak, hogy élvezni is tudjuk a vele járó munkát. Ha nem fűt minket szenvedély, az nagyon lecsökkenti a hatékonyságot, és versenyhátrányba kerülünk, mert saját magunk állandó kényszeres motiválása sok felesleges energiát elvesz tőlünk.
Néha két végén égetjük a gyertyát, néha visszaveszünk, mert közbeszól az élet, mert pihenni akarunk, vagy mert éppen egy másik üzlet beindítására fordítunk figyelmet. A vállalkozók köre színes és változatos - sokan fix állás mellett mellékjövedelmet keresnek, vagy éppen kisgyermekes szülőként otthon végezhető, napi néhány óra ráfordítással űzhető tevékenységet végeznek. A hatékonyság azonban mindannyiunknak egyformán fontos, mert akármennyi időt szánunk a vállalkozásra, az az idő hosszú távon több anyagi hasznot hajt, ha produktívan telik el.
A produktivitásra leselkedő veszélyek jó része nagyon jól ismert - persze ettől még sokan mégis engedünk a pillanat csábításának.
Az egyik legalapvetőbb szabály, hogy kis blokkokban, tömbösítve végezzük el a feladatainkat, és ne hagyjuk, hogy az adott megcélzott munkafolyamat elvégzését bármi megszakítsa. “Bármi” alatt természetesen általában az e-mailezést, a Facebookozást, telefonálgatást, az “öt percre” kiszaladásokat, gyors, “halaszthatatlan” megbeszéléseket értjük. Például a produktív és igen elfoglalt cégvezetők közül sokan csak bizonyos meghatározott időpontokban ellenőrzik e-mailjeiket, és írják meg a válaszokat - de ekkor csak és kizárólag az e-mailezéssel foglalkoznak, semmi mással, tervezetten, és ha az erre fordítandó idő lejár, akkor szépen bezárják az e-mail szoftvert, és továbblépnek arra, ami a napirendjük következő pontjában szerepel.
A “pillanat csábításával” az a baj, hogy duplán rombolja a munkavégzésünket: az adott feladat elvégzésére szánt időből elvesz, és ráadásul extra elpazarolt időként jelenik meg a napunkban, hiszen ezek nem olyan tevékenységek, amelyekkel előre kalkulálunk, amikor egy munkafolyamat időigényét felmérjük.
A napirend, a nap megtervezése, a naptár használata szinte evidens és széles körben elterjedt szokás, ám kevesen vannak, akik szigorúan be is tartatják magukkal ezeket az előre eltervezett programpontokat. Tipikus példája ennek az előre bejelentett időpontra tervezett meeting, amelyet újra és újra elhalasztanak, mert a főnöknek “halaszthatatlan” dolga akad - ám azzal nem számolunk ilyenkor, hogy a többi kolléga előre úgy tervezte be a munkáját, hogy készült erre a meetingre, és nem könnyű mindig átstrukturálni a napot, amikor az utolsó percben megint kiderül, hogy a meeting csak két óra múlva lesz megtartva. Ezzel az egész kollektíva produktivitása kárt szenved, ami az órabéreket alapul véve könnyen forintosítható veszteség.
A rendszeres sport, vagy valamilyen olyan fontos szabadidős tevékenység, amitől tudjuk, hogy sokat tudnánk töltődni, gazdagodni, szintén gyakran áldozatául esik az ad hoc döntéseknek, amelyekkel felülbíráljuk korábbi önmagunkat, aki pedig valamiért egykor meghozta a rendszeres tevékenység mellett a döntést, “ha törik, ha szakad”. Az aktuális önmagunk pedig a pillanat csábításának engedve egyszerűen figyelmen kívül hagyja azt, amit a régi önmagunk komolyan gondolt.
A halasztgatásból fakadó állandó késések és a bizonytalanság bűntudatot eredményez, ami rányomja bélyegét vállalkozásunkra és életünk minden területére. De hogyan tudjuk magabiztosan megőrizni a kontrollt, és beváltani a magunknak és másoknak tett korábbi ígéreteinket?
Ebben segítenek a különböző GTD, azaz Getting Things Done, a Dolgok Elvégzése technikák.
A berregő paradicsom
A Pomodoro nem újkeletű találmány, a 80-as évek óta ismert technika, amely az egész világot meghódította már.
A Pomodoro lényege ez a dolog:
Ez itt egy paradicsom-alakú konyhai időzítő, egy filléres, mechanikus visszaszámláló kütyü, amely eredetileg a receptekben meghatározott időtartamokat segített betartani a sütés-főzés közepette, egy olyan korban, amikor még nem volt mindenkinek mobilja, beépített időmérő szoftverekkel. Ez maga a Pomodoro, amit a technika “feltalálója”, Francesco Cirillo használt eredetileg.
A technika lényege hat lépésből áll:
- Készítsük elő a következő elvégzendő feladatot.
- Állítsunk be egy időtartamot magunknak. Ha az idő lejár, kapnunk kell egy egyértelmű jelzést, mint a Pomodoro berregése, vagy a mobilunk riasztója. Ez az időtartam eredetileg 25 perc, de szabadon választhatunk a saját ritmusunknak, a munkánk jellegének megfelelőbbet, de ne térjen el nagyon ettől az időtartamtól - ugyanis itt a rövidtávú, hiperkoncentrált munkavégzés a cél.
- Dolgozzunk megszakítás nélkül a feladaton, CSAK a feladaton, amíg az idő lejár. Ha valami megszakítana (eszünkbe jut egy zseniális ötlet egy másik projektről, pittyeg az e-mail vagy a Facebook Messenger, stb.), ne foglalkozzunk vele, ha pedig igazán fontos, gyorsan írjuk fel egy előre bekészített jegyzetpapírra(“visszahívni Anyut”, “átnézni X ügyfél tavalyi megrendeléseit”, “ellenőrizni a macska oltási könyvét”, stb.), hogy a pomodoro után ne feledkezzünk meg róla.
- Ha lejár az idő, húzzunk egy strigulát.
- Ha négynél kevesebb strigulánk van, tartsunk rövid, maximum 5 perces szünetet, majd menjünk az első lépésre.
- Ha négy strigulánk van, tartsunk egy hosszabb, maximum félórás szünetet, húzzuk ki a strigulákat, és menjünk az első lépésre.
Lényegében ennyi az egész! Mint látható, a Pomodoro talán nem véletlenül illeszkedik az olaszos, cigiszünetes, pörgős temperamentumhoz, ami talán nagyon nem is tér el a magyar szokásoktól. Hatékonyan eliminálja a stresszt, mert miközben koncentráltan dolgozunk, tudjuk, hogy nemsokára úgyis tarthatunk egy kis szünetet, ahol majd például kielégíthetjük a sürgető vágyat, hogy rápillantsunk a Facebookra, vagy megnézhetjük, megjött -e a fontos e-mail, amit várunk. Vagy éppen mosdóra mehetünk, felfrissülhetünk a levegőn. Amíg viszont tart a pomodoro, addig kellemes versenyhelyzetben találjuk magunkat, hiszen motiváltak leszünk arra, hogy a lehető legtöbb munkát préseljük bele az intenzív, 25 perces periódusba. Win-win szituáció!
A Pomodoro gyakorlói közül sokan egyébként továbbra is a mechanikus időmérőkre esküsznek, mert az időzítő kézzel történő visszatekerése ad egy kellemes determináltságot, egy határozott szándékot. Tudatosítja, hogy itt most éppen kemény munka kezdődik. A folyamatos ketyegés ébren tartja figyelmünket, emlékeztet arra, hogy most egy pomodoro van folyamatban, és stimulál minket, hogy dolgozzunk gyorsan és hatékonyan. A csörgés az idő lejártával pedig kellemesen felszabadító élmény. És a Pomodorót sosem kell töltőre rakni...
A Pomodoro technika természetesen hivatalos weboldallal is rendelkezik, készült belőle könyv is. Számtalan online közösség, fórum, Facebook csoport van, ahol a technika alkalmazói megosztják egymással tapasztalataikat, tippjeiket. A technikát tovább lehet gondolni, például, hogy hogyan döntjük el, hogy a következő pomodoróban pontosan mi is legyen következő tevékenységünk fókusza… erről, vagyis a priorizálás művészetéről további #produktivitás posztjainkban többet is megtudhattok majd.
A Pomodoro tehát egy hatékony és igazából elég vicces, szórakoztató és önjutalmazó módszer produktivitásunk növelésére, hiszen remek érzés látni, ahogy gyűlnek a strigulák, ahogy pipáljuk a feladatokat, és ahogy haladunk előre, a koncentrált munkavégzésnek köszönhetően.
A bejegyzés trackback címe:
Kommentek:
A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.