Intézz el mindent időben, a GTD technikával!

Az elmúlt időszakban került igazán előtérbe az emberi produktivitás rendszerszintű megközelítése. Az ipari forradalom óta kihívás az egyre bonyolultabbá váló munkafolyamatok optimalizálása, de mára annyira eldurvult a helyzet, hogy igazán ideje visszaszerezni a kontrollt. A Getting Things Done a tervezett munkavégzés csodafegyvere.

Az ember munkavégzése, egész életének ritmusa évszázadokon át szinte változatlan volt. Az élet kiszámítható mederben csörgedezett, amit néha felülírt egy hirtelen kataklizma, például egy háború, egy járvány, vagy egy természeti katasztrófa, de akik átvészelték a nehéz időket, azok kisvártatva ugyanúgy élhettek, mint azelőtt.

Az elmúlt kétszáz év civilizációs vívmányai elvitathatatlanok, tovább élünk, egészségesebbek vagyunk, és bár a társadalmunk egyenlőtlen, azért mindenképpen igazságosabb és szabadabb, mint azelőtt.

Cserébe viszont kizárólag a változás az, ami állandóvá vált. Az elmúlt évtizedekben megszokhattuk, hogy szinte 4-5 évente jön valamilyen technikai áttörés, ami erős hatással van mindennapjainkra. A XXI. század elejére a szellemi munkavégzés terjedése, a digitális munkafelületek általánossá válása és a minket érő információk tömege ahhoz vezetett, hogy teljesen elavulttá vált minden recept, minden szabály, amihez az életüket igazították elődeink. Szinte naponta fel kell találnunk magunkat.

A vállalkozó ennek a korszaknak a hőse. Neki még klasszikus értelemben vett munkahelye sincsen, tehát senkinek és semminek nem tartozik felelősséggel, viszont azt sem mondja meg senki, hogy mikor mit csináljon, hogyan dolgozzon, és hogyan egyeztesse össze a munkáját az élete egyéb területeivel. Hiszen neki még “munkaideje” sincsen! A munkája az élete része, minden pillanatban.

A “produktivitás” technikája a kreatív és az üzleti szektorból származik. A szellemi munkát végzők kezdtek azzal foglalkozni, hogy az egyre kaotikusabb és ezért frusztrációkkal terhes munkanap felett hogyan lehet visszaszerezni a kontrollt. Jól látszik, hogy ez egy olyan terület, ami a vállalkozó számára létfontosságú. Aki jól egyensúlyozik feladataival, az hatékonyabb és boldogabb lesz, ami egyenes út az üzleti sikerhez is.

A produktivitási praktikák abban segítenek, hogy koncentráltan tudjuk a valóban fontos munkákat elvégezni, anélkül, hogy elvegyék a figyelmünket a részfeladatok.

Ezzel a témával rendszeresen foglalkozunk blogunk Hatékonyság rovatában.

A rovat első cikkében, a közkedvelt és egyszerű Pomodoro technika leírásának bevezető szakaszában leírtuk, hogy melyek a hétköznapi hatékonyságra leselkedő legnagyobb veszélyek, és milyen trükkökkel, fogásokkal lehet ezeket a veszélyeket elhárítani.

Fontos felismerni, hogy a rossz hatékonyság, az elkalandozó figyelem, az nem feltétlenül azért van mert “lusták” vagy “felületesek” vagyunk, hanem egy olyan közegben, olyan világban élünk, ahol különleges szellemi energiákat kell mozgósítanunk ahhoz, hogy a feladataink fontossági sorrendjét meg tudjuk határozni, és ezeket az előre eltervezett időben el is tudjuk végezni.

Ez egyszerűen sokkal nagyobb kihívás, mint régebben, és “régebben” alatt akár szüleink, vagy idősebb rokonaink világát értjük - 10-20 évvel ezelőtt is teljesen máshogy működött a világ. Ez pedig azt jelenti, hogy sem a szüleink, sem az oktatás nem készíthetett fel bennünket arra a munkakörnyezetre, amiben most élünk, amiben teljesíteni próbálunk.

De nem vagyunk eszköztelenek.

Vágjunk is bele, és ismerkedjünk meg a produktivitási technikák ősatyjával, a GTD-vel.

A GTD technikát, jellemző módon pont a XXI. század hajnalán, 2001-ben publikálta David Allen.

A GTD, azaz Getting Things Done technika egyik legfontosabb eleme a jegyzetelés. Ma már széles körben ismert pszichológiai trükk, hogy ha van egy teendőnk, vagy visszatérő ötletünk, akkor a lehető legjobb amit tehetünk, hogy leírjuk valahová, akár csak pár szóban. Erre azért van szükség, mert így “lerakóba” kerül, amit az agyunk tudat alatt rögzít. Innentől fogva nem fog minket stresszelni ez a dolog, mert tudjuk, hogy már biztonságban van!

Nem fogjuk elfelejteni. Lehet, hogy sosem lesz belőle semmi, de ez nem baj. De ha nem írjuk le, akkor időről időre elő fog jönni a fejünkben, és ezzel értékes mentális energiát veszítünk. Ha nem hiszed, próbáld ki! Legyen kéznél egy adag papírod, vagy a kis noteszed, amibe a fejedben kavargó tennivalókat rögzíted. Észre fogod venni ennek a stresszoldó hatását, az irányítás visszaszerzése feletti örömöt.

Az ilyen “hackek”, trükkök biológiai okból működnek. Ráfoghatod, hogy “ez még nem old meg semmit”. De csomó ilyen trükk van, amelyek bizonyítottan működnek. Azért, mert akár tetszik, akár nem, nem vagyunk mindig tudatosak, nem mindig tudunk tudatos döntést hozni a pillanat hevében. A tudatalattiban sok minden történik.

A produktivitási trükkök javarésze a tudatalattira hat, azt programozza, vagy tehermentesíti. Ezért “akarattal” erre semmiféle befolyásod nem lesz, soha. Ahogy fejlődik a produktivitás területe, úgy készül egyre több kutatás is, amelyek alátámasztják ezen elmetrükkök tudományos megalapozottságát.

Pontosan ez történt a GTD-vel is. 2015-ben jelent meg a könyv bővített kiadása, amelyben már egy csomó kutatás által alátámasztott bizonyíték erősítette meg David módszerének hatékonyságát. Hiszen az elmúlt 15 évben sokkal többet megtudtunk az emberi elme működéséről, mint azelőtt.

Szóval nem érdemes megvárni, amíg a “tudósok” is egyetértenek valamivel - ha valakinek valóban működik egy módszer, azt érdemes kipróbálni! Hátha neked is fog.

A GTD lényege tehát, hogy azonosítasz egy dolgot, ami az életedben megoldandó feladat.

Például:

“macskát elvinni állatorvoshoz”

“átdolgozni a weboldalam nyitólapját”

“téli gumi”

“vállalkozó akarok lenni, tudnám én ezt jobban is csinálni, mint itt a cégnél”

“el kéne húzni a tengerpartra”

Írd le mellé, mi számít sikeres megoldásnak. Mi az amitől “elvégzett” lesz a feladat?

Ez egy olyan gondolatnál, hogy “levinni a szemetet” elég konkrét és magától értetődő, míg a karriereden való töprengésnél elég komplex is lehet. De a következő lépés segíthet:

Írd le az első teendőt, ami a kívánt eredmény felé visz.

A GTD módszer lényege, hogy minden külső nyomást, feladatot “externalizálsz” ebbe a rendszerbe, és így szabadon tudsz azzal foglalkozni, amin éppen dolgoznál. A kijelölt feladatoddal, amit beterveztél magadnak, ha nem zavarnának ezek az apróságok be, ha nem kellene kapkodva gumist keresned, mivel hallottad reggel, hogy jön a fagy holnapután. Tudod, a dolgok, amiket “gyorsan” el akarsz intézni, és amikről aztán kiderül, hogy már félórája rajta vagy az ügyön, ahelyett, hogy haladtál volna a munkáddal. Ha még a mailedet és a Facebookodat is megnézed, amíg vársz arra, hogy a gumis felvegye a telefont, akkor egy jódarabig lőttek a konkrét feladatod produktív megoldásának. Pedig “csak pár perc” volt az egész. Hogy telt el így az egész délelőtt?

Ne keress gumist. Ne nyisd ki a leveleződ. Írd le a feladatot, tedd a többi közé, és folytasd a munkádat.

Ezeket a feladatokat “nyitott huroknak”, vagy egyszerűen cuccnak nevezi a GTD. Dolgok, amikkel kezdeni akarsz valamit.

A lényeg ennyi. Számos folyamatábrát, segédeszközt, appot találhatsz a neten ha rákeresel a Getting Things Done kifejezésre, de ajánlott David Allen nevét is szem előtt tartani, mert a GTD már fogalommá, a produktivitás szinonímájává vált. Azaz könnyen lehet, hogy nem az eredeti GTD technikáról találsz valamit, hanem mondjuk a Pomodoro módszerről.

A legfontosabb azonban ez: mindig ürítsd ki a Gyűjtődobozt, vagy inboxot. Ha elmulasztod valamelyik feladat kategorizálását, a fejedre omlik az egész rendszer néhány nap alatt.

A módszernek csomó részlete, apró trükkje van még, nem csoda, hogy egy könyvet írtak róla, nem lehet egy blogposztban maradéktalanul összefoglalni. Például mi történik azokkal a sürgősnek tűnő feladatokkal, amelyek nem érnek rá arra, hogy a Gyűjtőben landoljanak, és másnap reggel bekategorizáld őket? Akármi is lesz ezekkel, az biztos, hogy ha egy működő GTD rendszer fut a háttérben, akkor stressz nélkül tudsz gyorsan dönteni a hirtelen változó helyzetekben is! A fő haszna az egésznek, hogy “megszabadulsz” a sokszor nyomasztó ötletektől és tennivalóktól, mert tudod, ha berakod a Gyűjtőbe, másnap reggel már tudni fogod, hogy mi lesz velük kapcsolatban az első lépés! Így a napod nagy részét a “zónában” töltheted, produktívan szökellve egyik megoldott feladatról a következőre, érezve, hogy haladsz előre az életeddel.

Tudjuk, mire gondolsz most. “Nekem erre nincs időm…”

Vicces, nem? Pontosan ez, és az ehhez hasonló módszerek teremtik meg a rendet és az értelmesen eltöltött időt az életedben. Ha egyszer elindítod, és a rutinod részévé válik, akkor néhány percet fog naponta igénybe venni, de akár órákat spórolhatsz meg vele. Napi öt perc a napod elején, ugyanolyan rituálé, mint most az, hogy kinyitod az Indexet, és megnézed, mik a napi vezető hírek.

Ha hasznosnak érzed a posztot, akkor oszd meg, és esetleg próbáld ki a GTD-t egy ismerősöddel együtt! Szívesen olvassuk visszajelzéseiteket a kommentekben!

És persze ez még nem minden: a Vállalkozó Blog hasábjain minden héten újabb izgalmas anyagokkal fogsz találkozni, amelyek extra lendületet adhatnak vállalkozásod és életed tudatos és sikeres vezetéséhez - többek között további produktivitási ötleteket és módszereket.