Ember a vállalkozásban

A CIB Bank és a Vállalkozói Blog sorozatának mai epizódjában érzékeny témákat feszegetünk: a négy vállalkozás vezetőjétől az időbeosztás, a munka-élet egyensúly kihívásairól beszélgettünk, majd profi coachtól kértünk testreszabott tanácsokat. Profi üzletvezetési tippek kezdőknek és haladóknak, hogy a business előre fele haladjon!

Feel Flux
A szinte kétszemélyes startup, a Feel Flux vezetése során nem csak az ötlet céggé fejlesztésének üzleti oldalát kell kitalálni, hanem a termék gyártását, a fejlesztést és a rendelések teljesítésének teendőit is el kell látni.
“Egy ilyen vállalkozás egyik érdekes vonatkozása az, hogy nem a klasszikus 9-től - 5-ig idősávban foglalkozunk a céges ügyekkel. Felkelhetünk később, mint megszokott, de belecsúszhatunk abba is, hogy a munka előtt ragadunk este 9-10-ig vagy éjfélig, egyig. Vagyis van a saját üzlet vezetésének egy olyan tendenciája, hogy egyszerűen kitölti a teret, lefedi az életünk teljes, összes időzónáját. Mert ha éjfélkor kapok e-mailt, miért ne válaszolnék rá, ha már elolvastam? Arról pedig esetleg eszembe jut valamilyen feladat, amit rögtön ott megcsinálok. Lehet, hogy ezen változtatni kellene, tény, hogy a munka szétfolyik az ember idejében. “
“Gyönyörű megfogalmazása ez annak, amit kihívásként sokan élünk meg nap, mint nap otthonról dolgozók, egyéni vállalkozók, háztartást vezetők egyaránt.” - mondja erre Szász Juli, a BÁN Coaching & Supervision vezető fejlesztője.
“Van, akinek hatékony segítség, hogy a coaching során megbeszéljük, összerakjuk és tudatosan megtervezzük az ő személyre/cégre szabott munka-magánélet egyensúly rendszerét. Visszatérő tapasztalatom azonban, hogy vannak, akik, bár betervezik a szabadidős tevékenységeket a heti időbeosztásukba, mégis a gyakorlatban nehezen vagy egyáltalán nem megy ennek az alkalmazása és a megvalósítása.
Miért?
Mert mindig közbejön valami, valami fontos vagy sürgős feladat és minél kötelességtudóbb valaki, minél erősebb a feladat-tudata, annál többször mondhat le a szabadidejéről. Nekik dolgoztam ki azt a „módszertani trükköt”, hogy ezt az egész időbeosztás témát egy új aspektusból vizsgáljuk meg együtt. Lényege, hogy sorra vesszük a „szabadidős” tevékenységeket és megnézzük, mi mindent tudunk a szabadidő dobozból a feladat - munka - kötelesség dobozba áttenni.
Miért?
Mert ha beveszem a feladataim közé pédául azt, hogy megfelelő mennyiségű alvás, családdal töltött idő, akkor könnyebb a váratlanul adódó helyzetekben „jól” dönteni - a „jó döntés” ez esetben az, amivel visszatekintve is elégedett vagyok.”

“Úgy csinálunk mindent ketten, hogy nincs pontosan leosztva, hogy ki mivel foglalkozik, legfeljebb szokásjog alapján alakult ki bizonyos feladatok jellemző megosztása. A szétaprózódás miatt esetleg elveszhetnek tennivalók.
A legtöbb feladatot nem együtt végezzük, hanem külön-külön, de mindenkinek mindenre kell figyelnie, hogy rendben menjen - valószínűleg ennek tudnánk a hatékonyságán javítani, ha jobban szétbontanánk, hogy ki mivel foglalkozik.
Ugyanakkor viszont jó is, hogy mindkettőnknek van mindenre rálátása, mert ha az egyikünk kiesik, mondjuk egy nyaralás vagy külföldi út miatt, akkor hirtelen a másikra marad minden. Így viszont minden teendő ismerős, maximum egy gyors telefonálással ki tudjuk egymást segíteni. A legjobb az lenne, ha bizonyos feladatokkal egyikünknek se kellene foglalkoznia. A figyelem fragmentálódása valóban probléma. A sok ügyes-bajos dologgal való foglalkozás elveszi a figyelmet az új termék gyártásától. Hiszen az egyik napról a másikra haladásban ez nem kardinális kérdés, a jövőre nézve viszont az lenne. “
A szakértő a mindennapok és a jövőtervezés egyensúlyát a dzsungelben való haladáshoz hasonlítja:
“Olyan, mint mikor egy sűrű, beláthatatlan esőerdőben egy kézi sarlóval vágja a felfedező az utat maga előtt. Mindig van egy aktuális kihívás, egy váratlan helyzet. Sokszor tényleg csak lépésről lépésre látunk és csak a saját erőnkből haladunk előre. Fontos, hogy tudatosan és rendszeresen adjatok magatoknak időt és alkalmat letenni a sarlót, felmászni egy magas fára és visszatekinteni: mi az, ami jó és így tovább, mi az, amit másképp, jobban kell ezután. Majd előre tekinteni, megnézni, hogy jó-e az irány, ahova egyébként a napi heroikus energiabefektetéssel haladunk. Újra meg újra megnézni azt a képet, azt a víziót, ami miatt ezt az egész utat elkezdtétek. Hasznos szempontnak látom ehhez, hogy Ádám és Tamás a működésük, motivációjuk és döntéshozatali erősségeik mentén térképezzék fel, hol vannak a működési optimumaik, személyesen és csapatként is.
Így még tudatosabban alakíthatnak ki olyan szokásokat a munkarendszerükben, amik kifejezetten az egyéni erősségeikre épülnek, miközben a közös céljaik felé mutatnak.

Navalla
“A nap szervezésére naptárt használok, ha nincs benne valami, az olyan, mintha nem is létezne. Kedvencem az, amikor valaki sms-t küld, mert azt biztosan elfelejtem, ugyanis az sms nem csatornázható be a naptárba egyszerűen. Illetve használunk egy ingyenes feladatkezelő rendszert a cégben. Ide minden e-mail be van irányítva és külön rögzítjük az egyéb feladatokat is, így minden egy helyen van. Ami előrelépést jelentene, az a még nagyobb kontroll lenne. Most nem a pénzügyekre értve, hanem a feladatokra. Még lehetne javítani azon a hatékonyságon, ahogy a feladatkezelő rendszerünket használjuk. Nehezen találunk időt erre, ez nekem és az üzlettársamnak is gondot okoz.”
Sokan tartják, hogy a “nincs rá időm” kifejezés valójában azt jelenti: “ez nem prioritás számomra.”
Juli szerint “hosszútávon akkor lehetünk elégedettek, ha a számunkra fontos értékek mentén hozzuk a döntéseinket. Emellett azt is hasznos tudatosítani, hogy a különböző élet-területeimen lévő céljaim hol támogatják, hol pedig gyengíthetik, kiolthatják egymást.”

Asztalka
A sorozat eddigi cikkeiből kiderült, hogy Lelkes Virág szerint a támadás a legjobb védekezés. Mindenből jobbat és többet szeretne kínálni a cukrászat vendégeinek és ügyfeleinek, megőrizve emellett az Asztalka sajátos arculatát. A cukrászdának ő az ügyvezetője, de igény szerint besegít a sütésbe, kiáll a pultba, foglalkozik a vendégekkel, kezeli az ügyfélkapcsolatokat is.

Szász Juli ezzel kapcsolatban annak a veszélyére hívja fel a figyelmet, hogy “ne áldozzam be az „én”-t a „minden”-ért.
“Gyakran éppen erre vagyunk hajlamosak, mert visz a vízió, a kötelesség, az iram… csakhogy éppen itt ér körbe ez a furcsa becsapós logika: ha most beáldozom magam, az hosszútávon a „mindennek” is kárára lehet.
A szupervízió alapú coaching metodikáját éppen ilyen szakmai, vezetői mondatok hívták életre, mert a szupervízió szemléletében fontos a szakmai személyiség mentális karbantartása is. Vagyis nem lehet, hogy csak az eredményeket hajtsuk és közben elfelejtsünk törődni az emberrel, a szakemberrel, a vezetővel, akinek azt a megoldást vinnie, képviselnie, működtetnie kell majd a jövőben is.
Ami nagyon megdobbantotta a szakmai szívem, az a mondata Virágnak, hogy “Szeretek sütni, alkotni...de amióta a vállalkozást viszem...kevésbé tudok a műhelyben lenni.” Tipikus kihívás az, amikor valaki abban kezd el vállalkozni, amit szeret, de át kell menjen szakemberből ügyvezetőbe és pont arra nem marad ideje, ami feltölti, energizálja. Sokszor az indulásnál van egy óriási felgyűlt kezdeti energia, és amiből nagyon sok van, azt jó ideig nem is vesszük észre, hogy mennyire fogy. A kezdeti energia visz előre, ha azonban útközben a feladataim „lecsatoltak” a személyes, belső hajtóerőmről, akkor idővel el tudok „fogyni” és azt vehetem észre, hogy már nincs kedvem ahhoz, amit éppen azért kezdtem el, mert nagyon szerettem. Sokat tud ebben segíteni a személyes hajtóerő és motivációs-térkép elkészítése, majd a konklúziók mentén megkeresni, hol mit kell be- vagy éppen visszépíteni a mindennapokba.”

Mentes
Oltványi Zsolt,a Mentes ügyvezetője is abban a fázisban van, mint a többiek nagy része is: mindig nyitott szemmel keresi azokat a munkafolyamatokat, amelyektől megszabadulhat, amiket kiszervezhet, hogy magasabb szintre emelhesse a céget, a stabil jelen kiépítése után a jövőbe fektethessen.
Szász Juli szerint a kulcs a jó delegáláshoz a megfelelő emberek megtalálása a megfelelő feladatra, és a profi kommunikáció:
“Abban az összes vállalkozás közös, legyen az gigacég vagy családi kkv, hogy a vezetésben, így a delegálásban is a belső motivációval dolgozó munkaerőhöz és csapathoz az egyik elsődleges megtartó vezetői eszköz a támogató, inspiráló, bevonó, emberséges de szigorú vezetői kommunikáció. Vezetőként folyamatosan dolgozni kell ezen a tudatos kommunikáción, amivel hosszútávon energiát és időt lehet nyerni. A csapattagokat is önállóbbá, önműködőbbé teheti, ezzel növelve a alkalmasságukat is arra, hogy a nekik delegált feladatokat még hatékonyabban vigyék.
Hihetetlen kincs az, hogy van egy olyan adottsága a vállalkozásnak, ami nagyon jó alap lehet a szervezeti jövőképüket megalkotni, ami mellé, mögé minden ott dolgozó be akar állni: lehetőséget, élményt, örömet adni az érzékenységggel élőknek is.
A legtöbb haladó gondolkodású cég, például egy szervezeti coaching során pontosan ilyen, valódi és motiváló szervezeti jövőképen dolgozik magának. A munkavállalói elkötelezettségnek egy ilyen jövőkép az egyik alapja. Ha ez most egy ösztönösen jól használt „erőforrás”, akkor érdemes lenne tudatosan és profin kidolgozni ezt a jövőképet."

Reméljük, sikerült inspirációt szereznetek saját munkátokhoz ezekből az életszerű helyzetekből - a Vállalkozói Blogon rendületlenül keressük és bemutatjuk a legújabb kihívásokra adható legjobb megoldásokat.